本格的にテレワークが始まって６ヶ月程が経過しました。
導入以前は、メインワークになるとはは全く考えてもいませんでしたが、今ではフル・リモートワークがメインとなり、この仕事スタイルがとても効率的だと判り、今では、これが欠かせない仕事スタイルとなってしまいました。
通勤時間の有効活用化や社員の負担が減らせたりというメリットは想定していましたが、 デスクワークよりも『コミュニケーション性が高く』 や『仕事のスピードが速く』それに伴い『効率性や生産性も高く』 なり多くの優位性があるものだと判ってきました。
『感染リスクも低減』し『固定コストも低減』し『社員の負担も低減』し、そして仕事の『効率性は向上』し『収益性も向上』するという嘘のような話ですが、実際の体験談として、そう実感するに至る経緯を含めて纏めておきます。
コンテンツ
テレワーク前夜
以前からテレワークの導入検討は進めてきましたが、当初のテレワークのメリットは、「通勤の負担の軽減」「働き手の確保」「働き方改革」などが主目的で、導入以前のイメージは・・・
- 勤務状況があやふやになりそう
- コミュニケーションに難がありそう
- 連携が取りにくく仕事を纏めて渡す必要があるだろう
- スポット的作業やワーカー作業が主体だろう
というデメリットも考えられ効率性としては負のイメージがあると考えていました。
それでも新しい働き方としての意義はあるので、まずは週に１、２日実施を目指せば良いほうだろうと進めることになりました。
テレワーク準備
緊急事態宣言の約２ヶ月前に一部のメンバーがテレワークに入ることになりました。
ミーティングツールは、Zoomなどが一般的ですが、当社では、各拠点をビデオ会議で結んでいる為、そのコスト削減策として、２年前からPeerTalkというWebベースのミーティングツールの開発を進めていたこともあり、これを利用していくことにしました。
PeerTalkは基本「Peer to Peer」でサーバの負荷が低いこともあり、
『勤務管理』の理由から相手側が常時に見えるようにすることで進めることにしました。
また、会議は社内全体に聞こえるよう、BlueToothのスピーカーマイクを繋いで始めることになりました。
テレワーク開始
やり取りのメインは、最初はメッセージングツールなどのテキストタイプがメインで進んだのですが、頻度も多くなってくるとBlueToothのスピーカーを手元に置いて
『〇〇さーん 』 と呼び出して進めたほうが早いと自然と体が気づいていました。(笑)
そして、この自然な行動が「テレワークを180度誤解していたことに気づく」ものとなっていきました。
『〇〇さーん 』『はーい 』といった感じで仕事が進んでいく感覚は、デスクワークと変わらず且つとても良いテンポで仕事を進めることができるものだと判った時、全ての「負のイメージ」は消えていきました。
コロナ禍で『常時接続』『音声のみ』で全員テレワーク
そうこうしている内に社会情勢は一気にコロナ禍へ入り、そして緊急事態宣言発出という事態に急展開し、ほぼ全員がフル・テレワークへと一気に入っていくことになりました。
ここでも『常時接続』で行うルールとしたのですが、全員が映像付きで行うとなるとプライバシーの面やPCや負荷の面が問題となりました。
業務で行う場面で相手の映像が必要になることなどもなくPeerTalkは、Zoomよりも音声クオリティも高いことから、であれば『常時接続』＆『音声のみ』で進めてみようということになりました。
そして、全員で使いだすと『常時接続して声がけ 』しながら仕事を進めることが時間ロスを抑えスムーズなワーキングに繋がるということが明確に判ってきました。
また、PeerTalkでは、複数ルームを持てるので「会議室の予約」を入れる必要もなく、直ぐに会議が始められるようにもなり、これは、一見地味なところに見えますが、「仕事がノンストップで進む」ことが大切さは、体感してみると大きい違いがあると判ります。
『画面共有 』はリモートワークの必須アイテム
リモートワークで心配なのは、「ホワイトボード」などが使えないので伝達力に難があると危惧がありましたが、「Ｅｘｃｅｌやパワポをホワイトボード」代わりに使うことで、特に困ることも無く、そのまま設計等の資料としても使えるので、二度手間も省けこれも効率化のメリットとして出てきました。
中には、作業中のお互い画面を共有してペアリングしながら仕事をするメンバーも出てきました。
これがメンバーの作業チェックとしても使え、「新人や若手育成という面でも高い効果がある」ことも実感できました。
そして、Webミーティングが最も特筆するべきところは、「マイク、スピーカー、画面共有」があれば「全員が隣で作業しているのと同義である」というところで、更にそれが数名同時に行えるという、デスクワークでは物理的に実現できないことが可能になったということも大きな優位性のポイントだと思います。
『オン飲み 』をやってみよう
コロナ禍になって長いこと顔を合わして話もしていない状況も続いたころ、PeerTalkを使って「オン飲み」も試してみることにしました。
これは表情も必要だろうということで「映像付き」で行うことになりました。
何度か行った感想は、コミュニケーションはしっかり取れるという印象です。
大阪と福岡のメンバーが合流して同時に飲み会ができるというのも「オン飲み」ならではでもありました。
音質がよいので、より肉声に近くイントネーションが聞き取りやすいところも「オン飲み」としても向いているものと感じました。
何より会社のアカウントなので、個人でアカウントを取得する必要もなく時間制限もないので長い時間快適に行うことができ、各メンバーと会話はじっくり行うことができたかと思います。
リモートワークのメリットまとめ
特にオフィスワーク業務にとっては、導入しない理由は無いぐらい多くのメリットを実感していますが、ざっと以下に纏めてみました。
効率性は？
- リモートワークのほうが声を掛けやすくなりコミュニケーションが多くなった。
- 常時接続と画面共有で確認や検討が以前よりも多くなっている。
- 相談や検討が画面を使ってできることで思い込みや勘違いが減った。
- 悩んでいるところや説明なども以前よりも共有しやすくなった。
- 通勤疲れが無くなり集中力が上がった。
- 画面共有などで育成スピードも上がった。
- 会議待ちの遅延がなく、課題が早く解決できるようになった。
とこれらの効果により、仕事の能率が感覚的に『１０％以上は上がった 』と考えています。
労務面は？
- 通勤ストレスの解放。
- 常時接続することで勤務管理も以前と同様に可能。
- 面談なども時間の調整もつきやすい。
- 常時接続であれば、テレワークの孤立感は殆ど感じない。
経費面は？
- リモートワークとして特に特殊なシステムや機材は不要で安価なものでも構成は可能。
- 通勤費などの圧縮は大きく、更に諸々の固定費の圧縮も進めばコストメリットは、かなり大きくなる。
- 在宅での光熱費等の代用として手当は必要。
リモートワークで最低限有ったほうがよいもの
常時接続できる画面共有可能な音声ミーティングツール
- カメラは逆にストレスやプライバシーの問題もあるので不要。「音声のみ」で十分。
- 「画面共有」も必須。これが無いと能率は一気に落ちる。
リモート接続環境
VPNやクラウドで一つに纏まって作業しファイル共有等が行えるようにするのが望ましい。各種サービスもあるが、小規模事業所であれば最も安価なのは、VPN対応の安価なルータを設置し、後はグローバルIPさえあれば会社と在宅をセキュアなネットワークは確保できる。
小規模事業所のリモートワークであれば、テレワークで使うシステムや機材というのは特別なものは不要で、全く設備が無い状態でも「数万円もあれば、必要なものは揃えることはでき」大規模なテレワークシステムの必要性もないでしょう。
最後は、今回使った当社のPeertalkサービスのご案内です。
一人の定期代ほどで、会社のリモートワークに対応したWebミーティングツールの導入可能ですのでご参考までに。